Tietosuoja

TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Gajewski sukuseura (jäljempänä ”Sukuseura”), info@gajewski.fi

Rekisterinpitäjän edustaja on seuran puheenjohtaja Raili Kajaste-Rudnitskaja, raili.kajaste@pp.inet.fi

2. Rekisterit

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet:

Sukuseura käsittelee henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa:

Jäsenrekisteri

  • Käsittelyn tarkoituksena on jäsenyyden ylläpito (mm. toimittamalla jäsentiedotteita ja kokouskutsuja), jäsenetujen ja -velvoitteiden hallinnointi sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. 
  • Käsittely perustuu Sukuseuran lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä sopimuksen täytäntöönpanoon. Henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on sukuseuran jäsenyyden edellytys.

Sukututkimusrekisteri

  • Suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin kuuluu Sukuseuran sääntöjen mukaiseen toimintaan. Henkilötietoja tallennetaan rekisteröidyn omalla suostumuksella ja historiallista arkistotietoa koskevien säädösten mukaisesti. 
  • Yleisen edun mukaisen arkistointitarkoituksen ja tieteellisen sekä historiallisen tutkimustarkoituksen perusteella sukututkimusrekisterin tietoja julkaistaan jäsenille lähetettävissä tiedotteissa sekä rekisterinpitäjän hallinnassa olevien verkkosivujen kirjautumissuojatulla osalla, joka on vain sukuseuran jäsenistön nähtävillä. Rekisteröidyn erillisellä suostumuksella henkilötietoja voidaan käyttää myös muissa sukututkimusjulkaisuissa tai siirtää verkossa toimivaan tietokantapalveluun. 
  • Lasten henkilötietojen käsittely perustuu vanhempainvastuunkantajan antamaan suostumukseen tai valtuutukseen. 
  • Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia.

4. Rekisteröityjen ryhmät

  • Jäsenrekisteri: Gajewski Sukuseura ry:n jäsenet
  • Sukututkimusrekisteri: Suomen Gajewskien sukuun kuuluvat henkilöt ja heidän puolisonsa ja näiden vanhemmat sekä suvun esipolvet

5. Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden säilytysaika

Jäsenrekisteri

Rekisteröidyiltä itseltään saatavat henkilö- ja yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), tunnistautumisessa käytettävä salasana, sukuyhteys Gajewskeihin sekä kirjanpidosta saatavat jäsenlaskutus- ja maksutiedot.

Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on Yhdistyksen jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi. Kirjanpidon jäsenmaksutietoja säilytetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ssä säädetyn ajan mukaisesti.

Sukututkimusrekisteri

Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, aiemmat nimet, perhe- ja sukulaissuhteet, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot, valokuvat sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Jäsenrekisteriin henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään Sukuseuran hallinnoiman verkkosivun jäsenlomakkeella. 
  • Sukututkimusrekisterin tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta, painetuista lähteistä ja verkkopohjaisista sukututkimusrekisteripalveluista. 

7. Säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuseuran ulkopuolelle. Henkilötietojen teknisinä käsittelijöinä toimiville Sukuseuran alihankkijoille ja palveluntarjoajille tietoja siirretään vain siinä määrin, kuin ne osallistuvat palvelujen toteuttamiseen ja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Tässä yhteydessä tietoa voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietosuojalainsäädännön nimenomaisten siirtoperusteiden mukaisesti.

Sukuseuran jäsenrekisteriä ylläpidetään Avoine Oy:n sähköisessä palvelussa (Yhdistysavain).

8. Käsittelyn turvatoimet

Tietojärjestelmissä tietoturvallisuus varmistetaan teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten käyttöoikeuksien rajaamisella, palomuureilla, tietosuojaohjelmistoin ja salaustekniikoita hyväksi käyttäen. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, verkkosivuston www.gajewski.fi yhteydenottolomake ja jäsenlomake ovat  SSL-suojattuja.

Sukuseura on velvoittanut ohjelmistojen ja palvelinpalvelujen toimittajat viivytyksettä tiedottamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi.

Paperidokumentit säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä ylijäänyt henkilötieto hävitetään silppuamalla.

9. Rekisteröidyn oikeudet

  • Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista. 
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely. 
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
  • Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.
  • Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.

10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esim. lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.